Betydelsen av samlokalisering kan inte överdrivas. Projekt som inte lyckas leverera önskat resultat kan ofta tillskrivas denna faktor.
Teamarbete är beroende av kontinuerlig kommunikation. Genom alla kanaler: 1/ röstens tonläge, ordval, 2/ kroppsspråket, klädsel, hudens färg, 3/ lukt: vi människor är känsliga för pheromoner, 4/ taktil information, etc.
Mänsklig kommunikation har en bandbred på max 10 Mbit/s när vi möts ansikte mot ansikte. Av allt detta är mindre än 20 bit/s medveten kommunikation.
Samlokalisering av teamet ger många fördelar.
- Teamet förblir fokuserat
- Korta kommunikationsvägar
- Lätt att ha improviserade snabba möten
- Om till exempel projektledaren talar i telefon med en klient, så blir teamet informerat genom att de hör en del av konversationen
- Möjliggör den mycket viktiga "överhörningseffekten" som ger snabb informationsspridning. Detta möjliggör också spontan problemlösning som uppstår när en teammedlem råkar höra om ett problem som denne har en lösning på
- Man kan vinna ovärderliga synergieffekter när teammedlemmarna genom det otvungna samarbetet och det fria informationsflödet börjar tänka "i varandras hjärnor".
I mitten av det samlokaliserade teamet placerar man produkten som skall utvecklas, en mockup, modell, eller liknande. Detta har många fördelar.
- Det fungerar som en ständig påminnelse om varför vi är där och fokuserar teamets ansträngning på produkten.
- Det är ett bra visuellt stöd för samtal och diskussioner mellan teammedlemmarna själva och mellan teammedlemmarna och besökare.
- Visar projektets status om den senaste versionen visas upp
Samlokalisering av teamet betyder att de alla sitter i samma rum. Det får inte finnas några hinder mellan dem som blockerar samtal eller skymmer sikten.
I anslutning till det öppna rummet (kontorslandskapet) skall det finnas små rum som teamet kan använda för enskilda möten. Projektledaren kanske vill tala med en teammedlem eller projektsponsorn. Teammedlemmar behöver kunna hålla problemlösningsmöten utan att bli avbrutna. Det finns också ett behov av att kunna föra en privat konversation eller att tala ostört i telefonen.
Det är effektivt att ha stora white-boards på väggarna och videoprojektorer för att projicera till exempel CAD-modeller på dem. Då kan teamet rita alternativa konceptlösningar direkt på väggen ovanpå den projicerade CAD-bilden. Det finns mängder av liknande smarta hjälpmedel. Det är bara fantasin som sätter gränserna.
Samlokalisering betyder också att projektledaren aldrig får "gömma" sig på sitt rum isolerat från teamet. Projektledarens plats är i centrum av teamet.
Skriv på väggen!
Man har funnit att det är fördelaktigt att skriva ut tidplanen i storformat och hänga upp den på väggen i rummet där teamet sitter. För på så sätt är den alltid synlig och fungerar som en ständig påminnelse. Det är också enkelt att fästa notis-lappar och skriva kommentarer på tidplanen på ett för hela teamet synligt och lättillgänglig sätt.
Detta kan ses som en variant på visuell planering. Men kanske missar vi en del fördelar med visuell planering när vi gömmer undan planen på en tavla i en korridor, och räcker det verkligen med några gula lapparna för att uttrycka det vi vill med planen?
Vidare har man funnit att:
1. Ändringar i tidplanen kan markeras direkt på plotten. På så sätt blir de verkligen synliga.
2. Vidare kan man med fördel hänga upp viktig information såsom,
a. beskrivning av produktens användare,
b. bilder av användare, produktens användning, och
c. bilder som visar den styling och den miljö där produkten kommer att användas.
Ritningar såsom sammanställningar, sektioner och passningsytor plottas och hängs på väggen tillsammans med konfliktområden, olösta problem, skisser, alternativa koncept, etc, så att närhelst en teammedlem lyfter blicken så faller den på något som rör projektet så att hjärnan fylls med visuell information som föder den kreativa processen i det undermedvetna.
Den här metoden är oerhört kraftfull, men det verkar vara närmast omöjligt att övertyga och få ingenjörer att använda den. Inte förrän de själva har provat, verkar man kunna övertyga om metodens förträfflighet.
-
